Karakteristik Data dan Informasi

Data dan informasi pasti memiliki suatu karakteristik atau sifat, layaknya seperti sebuah sistem. Menurut Alter (1992), data dan informasi pasti memiliki beberapa karakteristik atau sifat, yaitu tipe data, akurasi serta presisi, usia, rentang waktu, kelengkapan, tingkat keringkasan, relevansi, serta kemudahan untuk mengakses sumber data. Karakteristik atau sifat yang dimiliki data dan informasi inilah yang membedakan antara suatu data dan informasi satu dengan yang lainnya.

Akurasi atau presisi

Akurasi disini artinya yaitu menyatakan tingkat kebenaran suatu informasi terhadap kenyataannya dan dapat menentukan kehandalan suatu informasi. Sedangkan presisi sendiri yang dimaksud yaitu tingkat ketelitian dari suatu data dan informasi. Akurasi dari suatu informasi dapat ditingkatkan melalui ketelitian yang tinggi dalam mengumpulkan dan mengolah data dari berbagai sumber agar dapat menyajikan atau menampilkan suatu data yang akurat dan dapat dipercaya oleh pembacanya. Apa saja permasalahan yang dialami apakah suatu data dapat dinyatakan akurat atau belum?

Menurut Davis (1999) ia menyatakan beberapa kesalahan yang menyebabkan ketidakakurasian dari suatu data dan informasi dapat bersumber dari hal-hal seperti:

1. Metode pengukuran dari pengumpulan data yang salah.

2. Tidak melakukan pengolahan data dan informasi sesuai prosedur yang baik dan benar.

3. Kesalahan dalam mengoreksi atau mencatat data dan informasi.

4. Berkas induk dari suatu data dan informasi yang salah.

5. Kesalahan dalam melakukan prosedur pengolahan.

6. Kesalahan yang memang sengaja dilakukan.

Tipe Data

Tipe data dibagi menjadi beberapa macam yaitu teks, citra atau gambar, video, dan audio. Semua dari tipe data tersebut memiliki beberapa kelebihan dan kekurangannya masing-masing tergantung dari tujuan dan pemakaiannya untuk apa, yang harus dipertimbangkan adalah apakah tipe data yang digunakan sesuai dengan tujuan yang diinginkan. Hal ini merupakan salah satu pokok dari permasalahan yang harus diselesaikan. Semisal suatu kejadian di dalam perusahaan, seorang manajer ingin mengetahui kondisi keuangan yang ada di dalam perusahaan. Hal tersebut kurang sesuai apabila disajikan dalam bentuk audio atau video, tetapi hal tersebut akan lebih relevan dan lebih baik apabila disajikan dalam bentuk teks atau gambar grafik keuangan beserta data yang telah terformat. Sama halnya apabila seseorang ingin belajar dalam mengoperasikan suatu komputer, akankah lebih baik orang tersebut belajar melalui tipe data yang disajikan yaitu dalam bentuk video daripada tipe data yang disajikan dalam bentuk teks, karena dalam bentuk video lebih mudah dipahami ketimbang dalam bentuk teks yang harus membaca terlebih dahulu untuk memahaminya.

Usia Informasi

Usia informasi merupakan lamanya waktu dari sejak informasi tersebut ditampilkan sampai saat ini. Usia dari informasi itu dipengaruhi oleh interval dan keterlambatan interval dari periode yang digunakan untuk menghasilkan informasi harian, mingguan, bulanan, dan hingga seterusnya. Sedangkan keterlambatan informasi merupakan akhir dari suatu interval hingga informasi tersebut sampai kepada penerima atau pembaca.

Rentang Waktu

Rentang waktu adalah selang waktu yang dapat digunakan untuk mencakup data dan informasi. Biasanya permasalahan dari rentang waktu ini adalah ketidaksesuaian rentang waktu dengan tujuan yang diinginkan.

Tingkat Keringkasan

Informasi dan data yang terlalu detail tidak selalu memberikan hasil yang lebih baik karena data dan informasi tersebut sukar diserap dan dipahami karena banyaknya hal yang harus diserap atau dipahami. Informasi yang terlalu berlebihan biasanya disebut dengan istilah overloading. Informasi akan lebih mudah diserap dan dipahami apabila dibuat dengan ringkas, tetapi apabila terlalu ringkas maka data dan informasi tersebut tidak akan sesuai dengan tujuan yang diinginkan. Maka dari itu tingkat keringkasan dari sebuah data dan informasi perlu disesuaikan. Semisal kejadian pada level manajemen tingkat atas yang memerlukan data yang lebih ringkas dibandingkan data yang akan diberikan ke manajemen dibawahnya, karena manajemen dibawahnya membutuhkan data dan informasi yang detail untuk menyesuaikan dengan kondisi yang ada untuk mengambil keputusan apa yang akan dilakukan.

Kelengkapan

Informasi merupakan suatu landasan yang berguna untuk mengambil suatu keputusan. Maka dari itu, data dan informasi yang digunakan harus lengkap agar dapat mengurangi ketidakpastian dalam mengambil sebuah keputusan. Tetapi pada kenyataannya data dan informasi yang diterima terkadang kurang lengkap seperti pada aslinya sehingga menyulitkan dalam mengambil suatu keputusan. Sebagai contoh seorang manajer perusahaan akan sulit dalam mengevaluasi banyaknya produksi yang layak untuk dijual ke pasar, karena minimnya kelengkapan data produksi perusahaan. Kelengkapan dari suatu data dan informasi menjadi suatu pondasi dasar untuk mengambil keputusan, karena di dalam mengambil keputusan pasti membutuhkan kelengkapan data yang utuh serta terstruktur agar keputusan yang diambil merupakan keputusan yang tepat. Keputusan yang tepat karena kelengkapan data dan informasi akan menghasilkan sesuatu dari tujuan yang diinginkan selain sesuai dan tepat dengan apa yang ingin dicapai serta diraih yaitu juga rasa puas dalam diri karena behasil dalam mencapainya.

Kemudahan Akses

Kemudahan dalam mengakses suatu data dan informasi sangatlah penting. Sebaik-baiknya suatu data dan informasi tetapi sulit untuk diakses maka menjadikan data dan informasi tersebut tidak berkualitas. Maka dari di sebuah perusahaan beserta pihak-pihak yang terikat dengan suatu informasi akan dilengkapi oleh komputer yang saling terhubung agar dapat memudahkan untuk mengakses suatu informasi. Pada zaman ini semua telah terkoneksi pada internet agar dapat memudahkan mengakses segala sesuatu berupa informasi. Segala sesuatu yang telah terpublikasi pada internet dapat diakses oleh siapapun tanpa terkecuali sehingga informasi dapat menyebar secara luas layaknya perkembangan dan pertumbuhan pada jamur.

Sumber Informasi

Sumber dari suatu informasi dapat bersifat internal dan eksternal. Sumber informasi bersifat internal diperoleh dari dalam lingkungan organisasi atau perusahaan tersebut sebagai contoh yaitu sistem informasi. Sedangkan sumber informasi bersifat eksternal berasal dari lingkungan luar dari suatu organisasi atau perusahaan, seperti bursa efek, iklan, kurs mata uang, dan lain sebagainya.

Sumber informasi juga dapat bersifat formal dan informal. Suatu sumber informasi dapat dikatakan sebagai formal apabila data yang diperoleh berasal dari data-data yang resmi seperti sistem informasi dan pertemuan secara resmi. Sedangkan suatu informasi dapat dikatakan informal apabila data yang diperoleh berasal dari perbincangan atau percakapan yang tidak resmi atau tidak secara langsung. Sumber informasi yang baik adalah sumber informasi yang dapat dipercaya kebenarannya sehingga tidak menimbulkan pertikaian karena informasi yang di dapat berbeda alhasil menimbulkan pertikaian.

Relevansi

Relevansi merupakan suatu pernyataan bermanfaat atau tidaknya suatu informasi yang diperoleh bagi pemakainya. Relevansi dari suatu informasi dapat berbeda-beda tergantung pada pemakainya memanfaatkan relevansi yang telah ia peroleh.

Itulah beberapa karakteristik data dan informasi yang ada, tanpa adanya karakteristik dari data dan informasi maka suatu data dan informasi akan terasa kurang baik, karena karakteristik dari suatu data dan informasi ini sangat penting agar suatu data dan informasi dapat diterima dan mudah untuk dipahami.